Pengertian Mail Merge, Fungsi, Kegunaan, Manfaat & Contohnya – Mail Merge kerap disebut dengan Surat massal. Alasan mengapa disebut dengan demikian, sebab Mail Merge merupakan surat yang isinya sama dan dapat dikirimkan ke banyak orang atau dapat dikatakan mengirim ke tujuan yang beragam.
Sebagai salah satu fasilitas atau sofware (perangkat lunak) yang terdapat dalam Microsoft Word ini berperan dan berfungsi untuk menangani masalah surat menyurat.
Misalnya saja untuk pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan dan macam-macam jenis pembuatan dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke beberapa penerima atau ke suatu tujuan.
Kelebihan pengguna mail merge ialah dapat memudahkan sipembuat surat atau dokumen sebab hanya dengan membuat 1 jenis surat atau dokumen saja yang dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda.
Diketahui Mail Merge juga memiliki keunggulan sebab dapat menangani pembuatan empat macam dokumen misalnya Label Surat (Maling label), Surat (Letter), Direktori (Directories) dan Amplop (Envelope). Selain itu terdapat hal Penting yang ada dalam suatu mail merge yang perlu untuk diperhatikan seperti:
1. Main Document
Main Document atau Dokumen Utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat. Pada saat diketik atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan
2. Data Source
Data Source atau Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama. Data Source berasal dari, Microsoft Office Outlook Contact List, Microsoft Office Access Database tables, Microsoft Office Word Tables dan Microsoft Office Excel Worksheets.
Pengertian Mail Merge: Apa itu?
Yang dimaksud dengan Mail Merge adalah perangkat lunak (sofware) yang menggambarkan fungsi produksi (angka dan berpotensi besar) beberapa dokumen dari satu template yang bentuk dan terstruktur sumber data.
Diketahui Mail Merge dapat membuat data field pada surat, label dan amplop sehingga dapat terisi secara otomatis berdasarkan dengan record data sumbernya.
Fungsi Mail Marge
Adapun fungsi dari Mail Merge antara lain:
- Fungsi dari Mail Marge adalah membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama
- Selain itu dengan adanya Mail Marge dapat mengirim ke penerima yang berbeda secara cepat dan mudah.
- Apalagi jika ada banyak yang ingin dikirimkan, maka sofware ini dapat sangat membantu sebab inilah fungsinya.
- Mail merge juga dapat dipakai untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Kegunaan & Manfaat Mail Merge
Kegunaan dan manfaat ini sangatlah banyak, apalagi anda yang berkerja dalam suatu perusahaan atau instansi dan merupakan sekretaris atau yang mengurus masalah administrasi, seperti surat undangan, informasi dan sertifikat.
Maka Mail Marge adalah salah satu yang dapat membantu untuk meyelesaikan pekerjaan tersebut dengan secepat kilat.
Contohnya saja saat perusahaan atau instansi sedang menggelar suatu acara, seminar, dialog atau pelatihan apapun itu, maka tamu yang diundang sedikit, tentunya kita dapat membuat undangannya satu persatu,
Namun ketika terdapat tamu undangan yang ingin diundang itu memiliki jumlahnya sampai mencapai ribuan orang. Maka tentunya jika tidak menggunakan Mail Merge akan kewalahan sampai lembur tak gajian.
Sehingga dalam menyelesaikan hal itu, maka Aplikasi Mail Marge adalah solusinya. Sebab dengan Mail Merge hanya dengan membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan.
Inilah peran utama dari mail merge. Selain digunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge juga dapat dipakai untuk membuat:
- Surat Pemberitahuan
- Surat Undangan Rapat
- Surat Penawaran Barang
- Sertifikat
- Membuat Surat Bisnis
- Proposal
- Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.
Demikianlah informasi mengenai Pengertian Mail Merge, Fungsi, Kegunaan & Manfaatnya. Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sekian dan terima kasih. Salam berbagi teman-teman.