Oops! It appears that you have disabled your Javascript. In order for you to see this page as it is meant to appear, we ask that you please re-enable your Javascript!
Menu

Contoh Surat Dinas: Pengertian, Jenis & Struktur Bagian Surat Dinas

Contoh Surat Dinas: Pengertian, Jenis & Struktur Bagian Surat Dinas – Dalam kegiatan sehari-hari setiap orang kiranya tidak lepas dari aktivitas menulis. Baik sifatnya menulis secara serius maupun tidak. Salah satunya adalah dengan menulis pesan-pesan singkat.

Demikian ini, didasari bahwa dalam kehidupan sehari-hari manusia, selalu memberikan informasi pada orang lain, baik itu instusi negara, institusi swasta, maupun perorangan.

Penyampaian informasi ini tidak hanya dengan berbicara melainkan dapat dengan bentuk tulisan misalnya melalui surat.

Untuk mengenal lebih jauh mengenai surat-menyurat terlebih lagi pada kegiatan menyampaikan informasi dari sebuah institusi ke institusi lain atau institusi ke organisasi.

Walaupun demikian untuk menyampaikan informasi, akan tetapi tidak menutup kemungkinan dalam pelaksanaannya terdapat hambatan walaupun hanya sifatnya kecil.

Terlebih lagi diera saat ini, setiap suatu kantor atau organisasi diharapkan dimana pegawai ataupun pimpinan memiliki keterampilan dalam membuat surat.

Patut untuk diketahui secara bersama-sama bahwa setiap organisasi atau instansi pemerintahan maupun swasta melakukan komunikasi tertulis melalui surat yang dikenal dengan “surat dinas“.

Pengertian Surat Dinas: Apa itu Surat Dinas?

Berdasarkan penjelasan diatas, maka pengertian surat dinas adalah suatu alat komunikasi kedinasan dalam administrasi untuk menyampaikan informasi atau berita berupa pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan, dll secara tertulis baik antara instansi atau kepada perseorangan.

Pada umumnya, yang dimaksud dengan surat dinas ini sebagai wakil dari pengirim untuk menyampaikan suatu informasi. Contoh dari surat dinas yaitu surat undangan, surat edaran, dan surat perjalanan dinas.

Surat Dinas merupakan surat yang bersifat kedinasan mempunyai jenis-jenis seperti surat undangan, surat edaran, dan surat perjalanan dinas.

Selain itu, Surat Dinas juga dapat diartikan sebagai surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili suatu badan atau lembaga, baik pemerintah maupun swasta.

Dalam surat dinas terdapat tata cara atau aturan tersendiri, yang dimaksud dengan Tata Surat Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi atau organisasi tertentu.

Sehingga, dalam aturan tersebut terdapat bentuk, format atau prosedur tersendiri dalam pembuatan surat dinas yang merupakan karakteristik dari instansi atau organisasi tertentu namun tidak jauh beda pada umumnya.

Surat-menyurat dinas merupakan kegiatan yang penting untuk mendukung terselenggaranya berupa tugas dan fungsi organisasi.

Apabila pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan juga teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya.

Dengan adanya tata Surat Dinas yang baik dapat pula meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam suatu instansi.

Format surat atau bentuk surat dinas berkaca pada pola atau susunan surat yang ditentukan oleh tata letak atau posisi bagian-bagian surat (Finoza, 1991). Setiap bagian surat akan ditempatkan dalam posisi tertentu sesuai dengan fungsinya.

Diketahui secara bersama bahwa secara umum, bentuk surat terbagi atas enam macam bentuk, yaitu bentuk lurus penuh, lurus, setengah lurus, bentuk lekuk, dan paragraf menggantung.

Umumnya, bentuk surat dinas yang kerap ditemui di berbagai instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta adalah bentuk 1, 2, dan 3.

Pada bentuk setengah lurus ada dua variasi, yaitu setengah lurus versi lama dan versi baru.

Untuk bentuk surat dinas setengah lurus versi lama, alamt tujuan ada di sebelah kanan atas, sedangkan versi setengah lurus baru alamat tujuan ada di kiri atas sejajar dengan nomor dan hal surat.

Jenis – Jenis Surat Dinas

Hal yang penting untuk diketahui secara bersama, bahwa surat dinas memiliki macam-macam bentuk dan jenisnya. Adapun jenis-jenis surat dinas yaitu:

1. Surat Pengumuman

Yang dimaksud dengan jenis surat ini adalah surat yang disampaikan kepada banyak orang yang tidak menuntut untuk mengetahui siapa dan berapa jumlah pembacanya, dan siapa pun berhak membaca.

2. Surat Panggilan Kerja

Arti jenis surat dinas ini adalah surat yang dipakai untuk memanggil atau mengundang untuk mengadakan wawancara, pengujian tenaga kerja, penawaran protek kerja sama dll sesuai tempat dan waktu yang ditetapkan.

3. Surat Permohonan Izin

Yang dimaksud dengan jenis surat permohonan izin adalah surat yang sengaja dibuat dengan tujuan untuk memohon izin atau sifatnya bantuan maupun kerjasama kepada instansi terkait.

Baca Juga  Arti Gabut Adalah? : Istilah Gaul Anak Jaman Now, Begini Penjelasannya!

4. Surat Undangan

Definisi surat undangan adalah jenis surat dinas yang bertujuan dan berfungsi untuk memberikan pemberitahuan kepada seseorang dalam menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

5. Surat Pemberitahuan

Arti dari surat pemberitahuan adalah jenis surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota yang berfungsi sebagia pemberitahuan sebuah kabar,berita ataupun informasi.

6. Berita Acara

Yang dimaksud dengan jenis surat dinas ini adalah jenis surat yang terdapat dalam isinya berupa catatan laporan yang dibuat mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan atau petunjuk lain tentang suatu perkara atau peristiwa.

7. Surat Keterangan

Yang dimaksud dengan jenis surat ini adalah surat yang berisikan keterangan mengenai suatu hal dengan tujuan untuk tidak menimbulkan adanya keraguan.

8. Surat Tugas

Definisi dari Surat Tugas adalah suatu surat yang diberikan atasan kepada bawahan yang berfungsi untuk menugaskan seseorang dalam melaksanakan tugasnya di instansi atau perusahaan tertentu dan yang ditugaskan dapat menyelesaikan tugasnya dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan.

9. Surat Pernyataan

Maksud dari jenis surat dinas ini diartikan sebagai surat yang menyatakan adanya suatu kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

10. Surat Keputusan

Surat keputusan yaitu surat yang didalamnya terdapat putusan terkait sesuatu hal yang didalamnya terdapat urusan dalam sebuah lembaha atau Institusi, untuk tidak menimbulkan salah tafsir.

11. Surat Peringatan

Yang dimaksud dengan surat Peringatan adalah suatu jenis surat yang dilayangkan oleh pihak berwenang kepada karyawan di suatu perusahaan perihal adanya pelanggaran aturan karyawan tersebut.

12. Surat Bantahan

Arti dari Surat Bantahan adalah jenis surat yang dibuat oleh penggugat yang berisi bantahan terhadap suatu pernyataan yang dianggap salah dan harus diluruskan.

13. Surat Pengusulan

Yang dimaksud dengan jenis surat ini adalah surat yang berisi saran atau permintaan kepada seseorang suatu badan untuk melakukan suatu pekerjaan yang dimaksudkan untuk orang atau badan yang menerima usul tersebut dapat melakukan apa yang diharapkan.

14. Surat Perjanjian Jual Beli

Definisi dari Surat Perjanjian Jual Beli adalah suatu jenis surat yang menitikberatkan adanya kesepakatan antar pihak pertama dan pihak kesua melalui transaksi barang, baik barang bergerak maupun tak bergerak.

15. Surat Perjanjian Sewa Menyewa

Arti dari Surat Perjanjian Sewa Menyewa adalah suatu jenis surat yang dibuat oleh dua pihak yaitu pihak penyewa dan yang menyewakan dengan memuat pernyataan kesepakatan serta menyewa yang disetujui.

16. Surat Rekomendasi

Yang dimaksud dengan jenis surat Rekomendasi adalah surat yang dibuat oleh seorang pimpinan atau pejabat tertentu yang berisi keterangan tentang keadaan pribadi seseorang berdasarkan data-data autentik yang adak katena diminta sendiri oleh pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya.

17. Surat Perintah

Definisi dari jenis surat ini adalah suatu surat yang berisikan perintah dan pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melakukan suatu kegiatan atau tidak melakukan suatu kegiatan.

18. Surat Perjanjian Kerja

Definisi dari surat perjanjian kerja adalah suatu surat yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani okeh calon pekerja dan pihak perusahaan juga berisi ketentuan mengatur hubungan kerja antara aperusahaan dan karyawan.

19. Surat Laporan

Arti dari jenis surat Laporan adalah suatu jenis surat yang berisi penyajian fakta tentang sesuatu keadaan / suatu kegaiatan yang berkenaan dengan tanggung jawab ditugaskan kepada pelapor.

20. Surat Pemberian Izin

Yang dimaksud dengan jenis surat ini adalah suatu surat yang memberikan izin kepada perusahaan / seseorang untuk menggunakan lokasi tertentu sebagai tempat usaha menyatakan tidak keeratan atas permohonan izin yang disampaikan

21. Surat Pengantar

Arti dari surat pengantar adalah suatu jenis surat yang ditujukan kepada seseorang pejabat atau perusahaan untuk mengantarkan surat, dokumen maupun barang.

22. Surat Kuasa

Yang dimaksud dengan surat kuasa adalah suatu jenis surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang pejabat tertentu kepada seseorang atau pejabat lainnya.

23. Surat Perintah Perjalanan Dinas

Yang dimaksud dengan jenis surat dinas ini adalah surat yang digunakan sebagai alat pemberitahuan yang ditunjukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan.

Baca Juga  Ciri-Ciri Karya Sastra Melayu Klasik

Komponen Atau Bagian-Bagian Surat Dinas

Salah satu hal yang sangat khas, yang membedakan surat dari bentuk karangan lainnya adalah bagian-bagian surat yang disusun dalam posisi tertentu sesuai dengan bentuk surat yang digunakan.

Masing-masing komponen memiliki fungsi. Jumlah komponen bagian-bagian surat berbeda-beda. Demikian ini bergantung pada jenis surat.

Secara umum, untuk surat dinas setidaknya terdapat enam belas komponen sebagai prosedur atau bagian-bagian surat dalam membuat surat dinas. Adapun komponen itu yaitu:

  1. Kepala surat
  2. Tanggal surat
  3. Nomor surat
  4. Lampiran
  5. Hal atau pokok surat
  6. Alamat yang dituju
  7. Salam pembuka
  8. Paragraf pembuka
  9. Paragraf isi
  10. Paragraf penutup
  11. Tanda tangan
  12. Nama jelas
  13. NIP dan stempel
  14. Tembusan
  15. Inisial pengetik surat

Struktur Bagian-Bagian Surat

Sebagaimana bagian komponen yang ada diatas, Adapun penjelasan dalam format struktur sebagai rujukan sistematik dalam surat dinas yaitu:

1. Kepala Surat

Kepala surat atau masyarakat awan menyebutnya kop surat adalah suatu identitas yang lengkap instansi pegirim surat. Berikut ini adalah bagian-bagian identitas instansi atau lembaga pengirim surat surat.

  • Nama instansi
  • Alamat instansi
  • Nomor telepon dan faksimile
  • Nomor kotak pos dan kode pos
  • Alamat e-mail
  • Lambang atau logo instansi

2. Tanggal Surat

Tanggal harus dicantumkan dapa setiap surat dinas. Fungsi dari tanggal surat ini adalah untuk memberitahu kepada penerima surat terkait waktu penulisan surat itu.

Dalam penulisannya, tanggal surat, bulan, dan tahun dicantukan secara lengkap, tidak disingkat.

Namun kata tanggal, bulan, dan tahun tidak perlu dicantumkan. Contohnya, 9 April  2015 bukan tanggal 9 bulan April tahun 2015. 

3. Nomor Surat

Nomor surat selalu dicabtumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk mengetahui jenis kegiatan yang bergunungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Kecuali itu, nomor surat juga berfungsi sebagai:

  • Alat penunjuk bagi petugas arsip
  • Alat untuk mengetahui unit asal surat
  • Alat pengukur keguatan instansi yang berkaitan dengan surat menyurat
  • Alat referensi
  • Dalam penulisannya, nomor surat tidak diakhiri tanda titik atau tanda titik dan tanda hubung. Contohnya Nomor : 134/F8/C.01/2014 bukan 134/F8/C.01/2014. 

4. Lampiran

Kata lampiran dipakai untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa terdapat sesuatu yang disertakan bersama surat yang diterimanya.

Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

5. Hal Surat

Hal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis dalam surat.

Untuk lebih efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Maka perlu memakai kata hal bukan perihal karena peri bermakna hal sehingga perihal bermakna hal-hal.

6. Alamat Surat

Alamat surat berisi tentang suatu alamat yang dituju, ialah alamat penerima surat. Fungsi dari alamat surat adalah petunjuk langsung pihak yang berhak menerima surat.

Maka dari itu, unsur-unsur alamat yang dipakai alangkah lebih baiknnya ditulis lengkap, tidak disingkat. Contohnya

  • Yth. Kepala Kementerian Agama Sulawesi Selatan 
    Jalan Nuri, Kecamatan Mariso, Kota Makassar. 

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan suatu tanda hormat penulis surat kepada penerima surat. Salam pembuka sebagai salah satu penanda surat yang sopan dan beradab.

Salam pembuka ini diibaratkan sebagai suatu ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang bertamu.

8. Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka ialah suatu bagian pengantar yang memiliki fungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis.

Dengan demikian, fungsi utama dari paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.

9. Paragraf Isi

Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan.

Pokok persoalan ini dihadapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat.

10. Paragraf Penutup

Paragraf penutup merupakan bagian akhir sebuah paragraf. Bagian ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicara sudah selesai. Oleh karena itu, para-graf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

11. Salam Penutup

Salam penutup dicantumkan pada sudut kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam penutup dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi setelah seseorang bertamu.

Baca Juga  Sebutkan Struktur Teks Negosiasi? Berikut Penjelasannya

12. Tanda Tangan

Tanda tangan merupakan pelengkap surat yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Untuk di Indonesia, tanda tangan penlis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmiannya.

13. Nama, Jabatan dan NIP

Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, Nama penanda tangan surat hanya huruf awal yang ditulis kapital. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit dengan tanda kurung.

Jika nama tersebut bergelar, penulsian gelar hendaknya sesuai dengan aturan penulisan gelar. Untuk nomor induk pegawai atau NIP ditulis di bawah nama diri dengan tanpa diberi tanda titik pada akhir kata NIP.

14. Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu menegtahui isi surat yang bersangkutan.

Jika tidak ada pihak yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Tembusan tidak diarahkan kepada nama pejabat tetapi jabatan dalam sebuah intansi, misalnya Kepala Biro Kepegawaian, Kepala Biro Keungan.

15. Inisial

Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu sing-katan nama pengonsep surat dan pengetik surat.

Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kekeliruan dalam surat, pimpinan dapat dengan mudah mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki.

16. Bahasa Surat Dinas

Bahasa surat dinas memiliki ciri khas yang berbeda dengan bahasa dalam surat kabar. Bahasa dalam surat dinas memiliki ciri efektif.

Bahasa yang efektif adalah bahasa yang sederhana, lugas, dan dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.

Kesederhanaan ditandai dengan penggunaan kata-kata yang mudah dipahami. Kelugasan ditandai dengan penggunaan kata-kata yang tidak.

Contoh-Contoh Surat Dinas 

Adapun  contoh mengenai surat dinas sangatlah beragam, hal itu tidak lepas sebagaimana penjelasan diatas yang telah dipaparkan.

Namun, pada kali ini terdapat beberapa contoh surat dinas yang pada umumnya hanya memiliki beberapa perbedaan. Adapun contoh surat dinas yaitu: 

Contoh Surat Dinas Untuk Guru 

Adapun contoh untuk surat dinas untuk guru sekolah pada kali ini akan menginformasikan surat dinas yang diberikan kepada seluruh sekolah. Adapun contoh surat dinas untuk guru yaitu: 

Contoh Surat Dinas Untuk Kesehatan 

Adapun contoh untuk surat dinas untuk kesehatan yang diberikan kepada dinas kesehatan se provinsi dan kota. Adapun contoh surat dinas untuk kesehatan yaitu: 

 

Contoh Surat Dinas Untuk Undangan Pendidikan SMA 

Berikut ini surat dinas dari organisasi intra sekolah (osis) dalam suatu kegiatan untuk memberikan undangan mengikut kegiatan tersebut: 

 

Demikianlah informasi mengenai Contoh Surat Dinas: Pengertian, Jenis & Struktur Bagian Surat Dinas. Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sekian dan terima kasih. Salam Berbagi Teman-Teman.

0 votes, average: 0.00 out of 50 votes, average: 0.00 out of 5
0 votes, average: 0.00 out of 50 votes, average: 0.00 out of 50 votes, average: 0.00 out of 5 (0 votes, average: 0.00 out of 5)
You need to be a registered member to rate this.
Loading...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *