Pengertian Surat Dinas Adalah: Fungsi, Ciri Surat Dinas & Syarat-Syaratnya - Sebagai sarana komunikasi tak langsung, maka yang fungsi paling utama adalah surat harus dapat dipahami dengan mudah dan benar oleh pembaca.
Menyusun surat yang baik adalah surat yang dapat perantara wakil pengirim dan dapat dipahami oleh penerima seperti apa yang dimaksudkan pengirim surat.
Sehingga perlunya, untuk mengetahui ciri, syarat dan format penulisan surat. Alangkah baiknya dan memang semestinya ditulis dalam bentuk dan isi dengan bentuk-bentuk yang menarik.
Selain itu, agar dapat dengan mudah membacanya, surat harus disusun secara sistematis sesuai berdasarkan aturan/format atau sistematika yang berlaku dalam penyusunan suatu surat.
Maka dari itu, pengonsep surat hendaknya memiliki pengetahuan dasar terkait surat-menyurat, memahami prosedur surat menyurat, dan mempunyai suatu keterampilan teknik penyusunan surat.
Yang perlu diketahui bersama-sama bahwa dalam menyusun surat, tidak terlalu panjang dan bertele-tele yang dapat membuat pembaca jenuh.
Oleh karena itu, pengonsep surat memelurkan memahamai dan mendalami prinsip-prinsip dasar terkait komposisi/bagian-bagian surat dan mampu menerapkannya dengan sebaik-baiknya.
Terlebih lagi yang dinamakan dengan surat resmi. Pengertian surat resmi adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu.
Dalam pembuatan surat-surat resmi adalah sesuatu hal yang penting dari pekerjaan administratif yang penting.
Contoh-contoh surat resmi yaitu surat undangan, surat edaran, surat keputusan, surat tugas, nota dinas, pengumuman, dan surat panggilan.
Sejalan dengan hal itu, kali ini penulis akan membahas mengenai surat dinas. Apa sih yang dimaksud dengan surat dinas itu?
Pengertian Surat Dinas: Apa itu?
Sebelum membahas mengenai definisi surat dinas. Pertama-tama, apa sih arti dari surat. Pengertian surat adalah suatu alat komnikasi tertulis untuk mengirimkan pesan baik untuk sesorang, oraganisai/lemabaga kepada seseorang, organisai, atau lemabaga lain atau instansi.
Sedangkan menurut para ahli dalam hal ini Mustofa. Menurut Mustofa (2003:65) bahwa yang dimaksud dengan definisi Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan oleh suatu pihak untuk menyampaikan informasi tertulis kepada pihak lain.
Ketika surat ditujukan yang menyangkut mengenai kepentingan tugas atau dinas, surat tersebut dikenal dan dinamakan dengan "surat dinas". Apa sih yang dimaksud dengan surat dinas itu?
Pengertian Surat Dinas - Secara umum, pengertian surat dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam administrasi untuk menyampaikan berita berupa pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan, dan lain-lain secara terulis antara instansi atau instansi kepada perseorangan.
Berdasarkan dari pengertian dan penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis yang berisi masalah kedinasan, baik yang berupa pemberitahuan, penjelasan, permintaan, penyataan, maupun penugasan, dari instansi yang satu ke instansi yang lain atau dari instansi tertentu kepada perseorangan.
Sedangkan pengertian surat dinas menurut para ahli dalam hal ini Soedjito dan Solchan dan Mustakim.
Menurut Soedjito dan Solchan (1994:14) bahwa pengertian Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah atau swasta dan sebaliknya.
Menurut Mustakim (1994: 163:642) bahwa pengertian surat dinas adalah alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Menurut Badudu (1986:92) yang menjelaskan mengenai sistematika terhadap bagian-bagian surat dinas dalam hal ini yaitu bahasa surat dinas.
Menurutnya bahwa bahasa surat dinas adalah bahasa yang digunakan dalam surat, khususnya bahasa dalam bagian inti surat.
Dalam tata cara membuat surat, perlu diperhatikan bahasa yang digunakan. Memakai bahasa dalam surat dinas harus tunduk kepada semua aturan, sistematik atau format yang berlaku, baik secara struktur kata dan kalimat maupun dalam penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea atau paragraf, dan lain-lain.
Selain itu, surat dinas dalam strukturnya harus memakai bahasa bahasa baku. Hal itu sebagaimana yang diungkapkan oleh Soedjito dan Solchan.
Menurut penjelasan Soedjito dan Solchan (1999:30) bahwa yang dimaksud dengan bahasa baku adalah bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia baik tentang ejaan, pemilihan kata, maupun kalimatnya.
Bahasa yang digunakan dalam bahasa surat merupakan bahasa yang efektif. Maksudnya ialah sederhana, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
Fungsi Surat Dinas
Bagi beberapa kalangan, peran surat dinas tentu merupakan hal yang biasa. Akan tetapi, dengan berjalannya suatu fungsi instansi atau kedinasan terutama dalam pemerintahan yang baik, surat dinas mengambil posisi yang teramat strategis.
Sebab, kedinasan atau instansi membutuhkan suatu jalinan kerja sama yang baik dan dapat dipercaya.
Mendapatkan hal itu, diperlukan instrument atau alat sebagai fungsi untuk mengirimkan maksud dan tujuan yang diikat.
Hal yang mengikat itulah, maka fungsi surat dinas hadir ditengah-tengah ibarat sebagai jembatan yang menghubungkan satu dengan yang lainnya.
Ketika jembatan atau surat dinas itu, tidak jelas dan bahkan tidak memenuhi kriteria serta pesan tidak dapat tersampaikan.
Maka jalinan kerja sama atau sinyal jalinan kerja sama baik dikirimkan kepada perorangan atau ke instansi terlebih lagi kepada perusahaan tidak dapat tercapai.
Melihat peranan surat dinas yang mengisi jalannya pemerintahan atau suatu kedudukan, surat dinas memiliki fungsi yang begitu besar. Adapun macam-macam fungsi surat dinas yaitu:
- Wakil pribadi, instansi, atau lembaga pengirim surat.
- Surat dinas bertujuan sebagai sarana komunikasi yang lain, surat juga mempunyai kelebihan.
- Surat dinas berfungsi sebagai bukti tertulis yang sah secara hukum.
- Surat dinas berfungsi sebagai dasar atau pedoman untuk menjalan dan melakukan sesuatu, contohnya adalah surat tugas ataupun surat keputusan.
- Dapat disimpan dalam jangka waktu yang lama.
- Dapat menghindari kesalahpahaman.
- Surat dinas berperan sebagai sebagai alat yang mengingatkan setiap pihak terkait yang diarsipkan dan dapat ditinjau atau dilihat kembali ketika dibutuhkan.
- Surat dinas mempunyai manfaat sebagai dokumen historis yang mempunyai nilai kesejarahan.
- Surat dinas memiliki biaya relatif murah.
- Surat dinas berfungsi sebagai sebagai alat atau instrument bukti tertulis yang otentik dan yang pastinya mempunyai kekuatan hukum yang mengikat, contoh dalam hal ini adalah surat perjanjian.
- Dapat menjangkau tempat yang luas.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Dalam menjalakan fungsi surat dinas sebagaimana diatas tadi dan menselaraskan dengan definisi surat dinas, maka dibutuhkan peranan pengirim yang mengetahui karakteristik dalam surat dinas.
Apabila hal itu tidak diketahui sebagaimana dalam pengantar dalam informasi ini, maka fungsi surat sebagai alat komunikasi tidak dapat tercapai. Hal itu dapat diketahui ketika pengirim atau pembuat surat dinas mengetahui dan memahami ciri-ciri surat dinas.
Ciri-ciri dalam membuat surat dinas dan sebagai instrument atau alat untuk mengindetifikasi jenis tersebut adalah surat dinas.
Selain itu, dengan mengetahui ciri-ciri surat dinas dapat berfungsi dan bermanfaat dalam membedakan jenis surat lainnya adalah. Adapun ciri-ciri surat dinas yaitu:
- Ciri yang pertama adalah memakai instrument yang sesuai, misalnya ukuran, jenis, dan warna kertas, warna tinta, serta bentuk tulisan (ketika memakai mesin ketik atau computer).
- Warna kertas untuk surat dinas yang umumnya memakai warna putih.
- Memakai bentuk surat yang standar.
- Hal yang paling penting adalah ciri surat dinas dengan bahasa Indonesia baku yang disampaikan dengan singkat, lugas, jelas, dan santun, serta tidak lupa untuk menyampaikan fakta yang benar ketika dibutuhkan.
- Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum contohnya surat disingkat sr, penting disingkat pt, dan lain-lain.
- Memperhatikan kerapihan dan kebersihan.
Selain bahasa dan ciri-ciri yang menentukan sebagai sesuatu hal yang membedakan surat dinas dengan yang lainnya. Terdapat faktor penting diantaranya adalah format surat dinas.
Menurut Mustakim (1994:167) bahwa yang dimaksud dengan Format surat yang dimaksud di sini adalah bentuk dan ukuran serta tata letak atau posisi bagian-bagian surat, seperti penempatan tanggal, alamat surat, salam pembuka, dan salam penutup.
Setiap surat terdiri atas beberapa bagian surat. Tiap bagian surat itu mempunyai peranan tertentu yang perlu diketahui si pembuat surat.
Faktor penting yang membedakan surat pribadi secara umum dengan surat dinas adalah surat pribadi hanya menyampaikan sesuatu yang dianggap penting saja.
Berbeda dengan surat dinas, surat dinas dala hal ini menyampaikan isi surat itu lebih lengkap.
Hal ini sejalan dengan pendapat atau gagasan Finoza (2002: 110). Menurut Finoza bahwa yang menjelaskan bahwa surat dinas harus memiliki format atau bagian-bagian surat yang lengkap.
Maksud dari finoza dalam hal ini adalah struktur/sistematika atau format yang biasa dalam surat dinas misalnya bagian-bagian surat dinas adalah (1) kepala surat, (2) pembuka surat, (3) isi surat, dan (4) penutup.
Syarat-Syarat Surat Dinas
Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga untuk kepentingan dinas.
Sehingga sangat penting untuk diperhatikan bagi semua orang yang berkerja dalam surat menyurat atau bagian pengarsipan dalam instansi pemerintahan atau perusahaan.
Hal itu adalah syarat-syarat surat dinas. Secara umum, syarat-syarat surat dinas yaitu:
- Syarat Surat dinas harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu penyusunan letak bagian-bagian surat, pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi, pemakaian kertas yang sesuai.
- Syarat surat dinas dalam hal ini Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki.
- Syarat surat dinas dalam hal ini adalah Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
- Selain ketiga hal di atas itu sebagai syarat surat dinas, terdapat syarat surat dinas lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah memahami kedudukan masalah yang dikemukakan; memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu; mengetahui posisi dan bidang tugasnya; hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.
Demikianlah informasi mengenai Pengertian Surat Dinas Adalah: Fungsi, Ciri Surat Dinas & Syarat-Syaratnya. Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sekian dan terima kasih. Salam Berbagi Teman-Teman.